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Miércoles, 29 Noviembre 2023

Edición 1061 Bogotá, D.C.

ISSN 2711-1636

Únicamente están en la obligación de inscribirse en el registro mercantil, las páginas web o sitios de Internet que además de ser de origen colombiano, desarrollen directamente su actividad económica, bien sea esta comercial, financiera o de prestación de servicios a través de la página web o sitio de Internet. En este sentido, resulta claro que en tanto una página de Internet no se utilice para la prestación de un servicio o para el desarrollo de una actividad económica, sino que tenga un carácter meramente informativo de tales servicios o actividad, como sería el caso por ejemplo, de una página informativa respecto de los servicios de salud que presta un hospital, dicha página web no tendrá que inscribirse en el registro mercantil que llevan las cámaras de comercio, dado que, como se ha advertido, la prestación del servicio, valga decir, la actividad económica del hospital no se realiza por medio de la mencionada página web.

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En consecuencia, cuando se determine en la convocatoria que la reunión será mixta, es decir que algunos de sus participantes asistirán físicamente y otros virtualmente, es preciso tener en cuenta, entre otros, lo siguiente: Las reglas en materia de convocatoria, quórum y mayorías previstas en la ley o los estatutos; el representante legal deberá dejar constancia en el acta sobre la continuidad del quórum que sea requerido para el inicio de la reunión, y que el mismo se mantenga durante su desarrollo y hasta su culminación.

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Por medio de este acto administrativo se establecen los requisitos mínimos para la presentación a través del Sistema Integrado de Reportes Financieros SIRFIN, de los Estados Financieros de Propósito General con corte a 31 de diciembre de cada ejercicio, junto con los documentos adicionales requeridos en el numeral 1.1.3 de la presente circular. Este acto incluye: Obligatoriedad del diligenciamiento y presentación de Estados Financieros; el Plazo para el envío de los Estados Financieros de fin de ejercicio; los Documentos adicionales a los Estados Financieros y la Forma y términos de presentación de la información financiera y documentos adicionales, entre otros.

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La circular establece que las cámaras de comercio están en la obligación de inscribir las órdenes que se impartan en un proceso de extinción de dominio por parte de la autoridad competente que afecten a sus matriculados e inscritos en sus registros públicos en los términos que las autoridades lo señalen.Las medidas cautelares ordenadas en un proceso de extinción de dominio, tienen como finalidad evitar que los bienes puedan ser ocultados, negociados, transferidos o puedan sufrir deterioro, extravío o destrucción; de ahí la importancia de su inscripción y certificación por parte de las cámaras de comercio.

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Cuando la ley así lo exija, para que puedan servir de prueba los libros deben haberse registrado previamente a su diligenciamiento, ante la cámara de comercio del lugar de su domicilio principal. Por otra parte, la administración de la sociedad deberá verificar cuando sea pertinente la anulación de folios y proceder de conformidad con lo establecido en las normas legales. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 175 del Decreto 19 de 2012, que modificó el numeral 7° del artículo 28 del Código de Comercio, solo se seguirán registrando en la Cámara de comercio los libros de registro de socios o accionistas, y los de actas de asamblea y juntas de socios. Así, actualmente las cámaras de comercio únicamente procederán a registrar los aludidos libros, sin que esta oficina encuentre inconveniente alguno para que, una vez inscritos los mismos en el Registro Mercantil sea asentada la información correspondiente, así se trate de aquella relativa a fechas anteriores a las de la inscripción de los libros ante la referida autoridad registral.

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