La Superintendencia de Sociedades aclaró los requisitos legales para la validez de las firmas y libros electrónicos en actas societarias. Según el Decreto 1074 de 2015 y la Ley 527 de 1999, las actas de asamblea y junta de socios pueden llevarse electrónicamente si incorporan una firma digital o electrónica que cumpla con condiciones de unicidad, verificabilidad e inalterabilidad. No se validan firmas escaneadas. La entidad no sugiere plataformas específicas, recayendo en la sociedad la responsabilidad de evaluar que la herramienta elegida cumpla con la normativa. La conservación de estos documentos digitales debe garantizar su accesibilidad, formato original y trazabilidad, siendo el comerciante responsable de su integridad. La Superintendencia no emite lineamientos sobre la estructura tecnológica ni auditorías de plataformas, instando a las sociedades a asegurar el cumplimiento normativo.

La Superintendencia de Sociedades emitió directrices a los representantes legales, administradores, contadores públicos y revisores fiscales de sociedades comerciales y sucursales de sociedades extranjeras que comercialicen productos o servicios en red o mediante mercadeo multinivel. También se aplica a las Sociedades Administradoras de Planes de Autofinanciamiento Comercial (SAPAC), sociedades supervisadas que realicen operaciones de libranza o descuento directo, y a los factores constituidos como sociedades comerciales sujetos a la vigilancia de la Superintendencia de Sociedades. El objetivo es fortalecer la supervisión y unificar los requerimientos de información sobre la situación jurídica, contable, económica y administrativa de estas entidades.

 La Superintendencia de Sociedades precisó que la Ley 1258 de 2008, que regula las sociedades por acciones simplificadas (S.A.S.), no contiene una regulación expresa sobre la celebración de la asamblea general de accionistas, por lo que, en virtud de la remisión prevista en su artículo 45, deben aplicarse en primer lugar los estatutos sociales y, en lo no regulado, las normas de las sociedades anónimas y, subsidiariamente, el Código de Comercio. Con base en este análisis, explicó que toda S.A.S. debe celebrar al menos una asamblea ordinaria anual en la fecha prevista en sus estatutos o, si estos guardan silencio, dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio social. Agregó que, de no mediar convocatoria, la reunión se realizará por derecho propio el primer día hábil de abril, a las 10:00 a. m., conforme a las reglas del Código de Comercio.

La Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios (SSPD) precisó que, cuando los estatutos de una empresa presentan un vacío normativo y el máximo órgano social se encuentra inoperante, la reforma estatutaria no puede adelantarse mediante mecanismos distintos a los previstos en la ley. En un concepto jurídico, explicó que la modificación de los estatutos sigue siendo competencia exclusiva del máximo órgano de dirección o de quien la norma expresamente habilite, por lo que la inoperabilidad de dicho órgano no traslada automáticamente esa facultad a otros órganos de administración. Agregó que, en estos casos, la solución debe buscarse dentro del marco legal y de las reglas societarias aplicables, garantizando la validez de las decisiones y la seguridad jurídica de la empresa.

La SuperSociedades aclara el alcance del Régimen de Medidas Mínimas para APNFDs. La consulta se centró en si la exención para empresas inspeccionadas y vigiladas por otra entidad especializada en LA/FT/FPADM aplica a todas las inspeccionadas o solo a las APNFD. La Superintendencia de Sociedades responde que la obligación recae en las APNFD que cumplan los criterios del Capítulo X (ingresos/activos para sectores como inmobiliario o metales). La excepción para empresas inspeccionadas no es general; aplica únicamente si estas, además de ser inspeccionadas, califican como APNFD y ya están vigiladas por otra autoridad con facultades LA/FT/FPADM. Esto asegura una interpretación armónica del ámbito de aplicación.