La Entidad señala que el Gerente Departamental puede asignar a los sustanciadores la función de proyectar oficios, citaciones y comunicaciones derivadas de actuaciones procesales, siempre que dicha asignación respete las funciones propias de cada cargo conforme al Manual Específico de Funciones y la Resolución Organizacional vigente. Esta estrategia debe garantizar la eficiencia en las notificaciones, sin desnaturalizar las funciones, y preservar el principio del debido proceso y publicidad. En cuanto a la custodia de los expedientes físicos y digitales, corresponde a los funcionarios de la Secretaría Común, quienes manejan el canal oficial de comunicación, asegurando la adecuada conservación y acceso, estableciendo mecanismos de coordinación eficaz entre sustanciadores y Secretaría para el manejo oportuno de la información.